ULUSAL VE ULUSLARARASI VETERİNER PATOLOJİ KONGRESİ ORGANİZASYONU SÖZLEŞMESİ

1. KONU:

Veteriner Patoloji Derneği (VPD) ve ………………………………………Üniversitesi (Anabilim Dalı veya İktisadi İşetmesi) Tarafından ……………… yılında ortak düzenlenecek olan ……. Ulusal ve/veya …………………………. Uluslararası Veteriner Patoloji Kongresi’nin (VETPAT) organizasyonu olup,

1.1. Kongre öncesi hazırlık,

1.2. Kongre sırasında operasyonun gerçekleştirilmesi,

1.3. Kongre sonrası hesapların kapatılmasıyla ilgili düzenlemedir.

2. TARAFLAR ve TANIMLAR:

Yukarıda adı geçen kongrenin hak sahibi VPD’dir. Söz konusu kongrenin organizasyonu ve gerçekleştirilmesi hususundaki ekonomik yükümlülükleri dernek adına …………………………………………….….. Üniversitesi (Anabilim Dalı) yürütecektir.

VPD Yönetim Kurulu Başkanının ve VPD ile koordinasyonu sağlayan bir VPD asil/yönetim kurulu üyesinin de dâhil olduğu Kongre Düzenleme Kurulu’nun adı bundan böyle KDK olarak geçecektir.

Kongreyi Düzenleyici Üniversite kısaca KDÜ olarak anılacaktır.

Yapılacak olan çalışma: …………………………….. VETPAT Kongresi’nin a) Ön hazırlık, b) Operasyon, c) Hesap Kapatma çalışmalarının tümüdür. Kısaca “organizasyon” diye anılacaktır.

3. KONGRE TARİHİ:

…………………………………………………………………………………………. 

4. KONGRE YERİ:

………………………………………………………………………………………….

5. KDÜ TARAFINDAN KONGRE ÖNCESİNDE YAPILACAK ORGANİZASYON:

5.1. Kongre İletişimi ve Kongre Bürosu:

Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten başlamak üzere;

– KDÜ’nün uygun gördüğü bir yerde kongreye hizmet vermek üzere bir adet faks, bir adet fotokopi cihazı ve 2 adet telefon numarası (Kongre sekreteri) ve sürekli hizmet verecek bir e-posta adresi belirlenecektir.

– Bilgisayar, elektronik yazıcı ve gerekli tüm kırtasiye malzemesi ile sekretarya hizmeti KDÜ tarafından sağlanacaktır.  

– KDÜ, KDK’nin belirttiği gerekli takviyeleri de ayrıca sağlayacak ve konu ile ilgili toplantı, telefon, faks ve posta taleplerini de koşulsuz karşılayacaktır.

– KDK, KDÜ ve VPD ile sürekli temasta olacak ve çalışmalar hakkında bilgi verecektir.

5.2. Kongre WEB Sayfasının Oluşturulması:

– KDÜ, kongre tarihinden en az 6 (altı) ay önce elektronik ortamdan iletişim için Kongre Web sayfasını hazırlayıp hizmete açacaktır.

– Bu web sayfası ile VPD’ye ait var olan web sayfasına bir bağlantı oluşturulacaktır.

– Kongreye ait sürekli güncellenen bilgiler ve formları içeren bu siteye VPD’nin web sayfasından da ulaşım sağlanacaktır.

– Tüm kongre kayıt, konaklama ve bildiri özet formları online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşabilecek şekilde organizasyon yapılacaktır.

– Kongre bildirileri online olarak kabul edilecek ve bildiri değerlendirmelerinin organizasyon komitesince belirlenecek hakemler tarafından online olarak yapılması sağlanacaktır.

– KDK, bu web sayfasından sorumlu bir eleman belirleyerek VPD’ye bildirecektir. VPD ve KDK’nın organizasyon komitesinin web sayfaları konusunda isteklerini bu kişi karşılayacaktır.

– Kongre ile ilgili her türlü bilgi günlük olarak online yedeklenecektir.

– Kongre sonunda katılımcı sertifikaları online sistemden iletilecektir.

– Kongre web sayfasının tüm giderleri, kongre bütçesinden karşılanacaktır.

5.3. Haberleşme:

– Taraflar arasında yapılan her türlü iletişim maksimum düzeyde yazılı ortamda veya elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir.

– Kongrenin delegeler ve diğer kurumlarla ilgili özel yazışmaları, haberleşme ve postalama işlemleri KDK tarafından yürütülecektir.

– KDK, Kongre için her bir duyuruyu yaparken, Türk Veteriner Hekimleri Merkez Birliği, Veteriner Hekimler Odaları, Veteriner Fakülteleri, Tarım ve Orman Bakanlığı ve VPD üyelerine ait e-posta listesine de hatırlatıcı bilgi gönderecektir. Liste, VPD tarafından sağlanacaktır. Ayrıca uluslararası ve/veya ulusal online platformda duyurular yapılacaktır.

-KDK, kongre süresince kendisine VPD tarafından sağlanacak bilgileri amacı dışında kullanamaz, bir başkasına aktaramaz.

5.4. Kongre Duyuruları, Basılı Materyaller:

– Kongre ile ilgili baskı işleri VPD’nin onayı alındıktan sonra içerikleri de dahil olmak üzere KDK tarafından hazırlanacaktır.

– Basılması gereken malzemeler; birinci, ikinci ve gerekirse üçüncü duyurular, kongre afiş ve posterleri, kongre katılımcıları için yaka kartı, katılım sertifikası, kongre esnasındaki aktiviteler için gerekli davetiyeler, kongrenin adının ve logosunun yer aldığı kongre bez afişleri, kongre program kitapları ve broşürleri, kongre bildirilerinin yer aldığı bildiri özet kitabı, kongre bildiri kitabı vb.’dir. Bunların sayısı KDK tarafından belirlenecek, VPD tarafından onaylanacak, her yıl sadece gerekli görülen materyallerin basımı yapılacaktır.

– Kongre duyuruları, basılı materyaller ve tüm online materyaller üzerinde VPD ile KDÜ’nün logoları eşit boyut ve şekilde yer alacaktır.

– Bu basılı materyallerin tüm tasarımı ve basım öncesi renk ayırımı dâhil her türlü hazırlıkları KDK tarafından VPD ile eşgüdüm halinde gerçekleşecektir.

– Baskı aşamasında yapılacak harcamalar VPD ve KDK’nun onayına sunacak, fikir birliği sağlanması halinde basım işlemleri gerçekleştirilecektir.  

– Basılı materyal giderleri kongre bütçesinden karşılanacaktır ancak mümkün olması halinde KDK veya VPD bu giderler için sponsor bulacaktır.

5.5. Kongre Çantası ve Diğer Dağıtım Materyali.

– Kongre çantası ancak sponsor bulunması halinde hazırlanacaktır. Kongre bütçesi kongre çantası için kullanılamaz. (Ancak karşılıklı mutabakat sağlandığında hazırlanabilir.)

– Dağıtım materyalleri; kongre ve etkinlikleri için oluşturulacak tüm tanıtıcı materyal ile katılımcılar için hazırlanacak her türlü hediye, not defteri vb.dir. Kongre bütçesi bu giderler için kullanılamaz ve ancak sponsor bulunması halinde söz konusu malzemelerin yapımına onay verilir. (Ancak karşılıklı mutabakat sağlandığında hazırlanabilir.)

–  Kongre çantası ve diğer dağıtım materyalleri üzerinde VPD ile KDÜ’nün logoları eşit boyut ve şekilde yer alacaktır.

– Materyallerin tüm tasarımı ve basım öncesi renk ayırımı dâhil her türlü hazırlıkları KDK tarafından VPD ile eşgüdüm halinde gerçekleşecektir.

5.6. Bilimsel ve Sosyal Program:

– Kongre süreci içerisindeki her türlü bilimsel ve sosyal program KDK tarafından hazırlanacak, VPD ile KDÜ tarafından onaylanacaktır.

– Bilimsel program son şeklini alıncaya kadar tüm planlama ve sorumluluk KDK ve VPD’ye aittir. Bu konudaki çalışmalar ve baskı işleri için KDK bir takvim belirleyecektir.

5.7. Resmi İzin ve Temaslar:

– Resmi kurumlardan alınacak izinler ve temaslar KDÜ ve gerektiği takdirde VPD tarafından yapılacak, KDK tarafından yürütülecektir.

5.8. Afiş ve posterlerin duyuruları:

– Kongre ile ilgili olarak katılımcılara KDK’nin vereceği karar doğrultusunda 2 veya 3 duyuru

yapılacaktır. Duyuruların çevrimiçi yapılması esastır.

– KDK ve VPD’nin uygun göreceği şehir ve kurumlara kongre afiş ve posterler gönderilebilir.

5.9. Kongrenin Yurtiçi ve Yurtdışı Tanıtımı:

– KDK ve VPD’nin gerekli gördüğü basılı ve/veya online materyal yurtiçi ve yurtdışı kongrelerde dağıtılarak kongrenin tanıtımı yapılacaktır.

– Tanıtım ile ilgili yapılacak masraflar VPD onayı ile kongre bütçesinden karşılanacaktır.

5.10. Davetli Misafirler:

– KDK ve VPD tarafından yurtiçi ve yurt dışından davet edilecek misafirlerin ulaşım ve mihmandarlık organizasyonları KDK tarafından yapılacaktır.

– VPD’nin onay verdiği konukların uçak bileti bedelleri kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Davetli konuşmacıların masraflarının karşılanmasında KDK tarafından sponsor firma bulunduğu taktirde bu kurumdan tahsilatı firma yapacak ve işlemleri KDK takip edecektir.

– Tüm davetli yabancı konukların havaalanı-otel ve otel-havaalanı transferleri KDK tarafından organize edilecektir ve kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Davetli misafir online olarak davet edilebilir, kongreye online katılım sağlayabilir.

5.11. Davetli Belirleme Yetkisi:

– Kongre süresince kongre bilimsel veya sosyal programına katılım için belirlenecek davetliler ve davet etme yetkisi KDK ve VPD’nin ortaklığında olacaktır.

– Yurtdışı ve yurtiçinden konuşmacı veya katılımcı olarak VPD’nin onay verdiği konukların giderleri kongre ortak bütçesinden karşılanabilecektir.

5.12. Stant ve Sponsorluklar:

– Kongre için stant ve sponsorluk fiyatları VPD ve KDK tarafından belirlenecektir.

– Gerekli satışın arttırılması için organizasyon komitesi tarafından belirlenen tarih ve yerlerde KDK ve VPD yönetim kurulu üyelerinin katılımı ile Sponsorluk Toplantıları gerçekleştirilecektir,

– Stant ve Sponsorluk ile ilgili her türlü satış KDÜ iktisadi işletmesi tarafından yapılacak, ödemeler doğrudan Kongre hesabına olacaktır.

– Kongrelerin online düzenlendiği senelerde VPD ve KDK’nun eşgüdümü ile sponsorluğun çeşidine ve nasıl gerçekleştirileceğine (oturumun isimlendirilmesi, ürün tanıtımına izin verilmesi vb.) karar verilecektir.

6. KONGRE SIRASINDA VERİLECEK HİZMETLER:

6.1. Konaklama ve Kongre Merkezi:

– Kongre Merkezi, KDÜ, KDK ve VPD tarafından ortak karar ile seçilecektir.  

– KDK, Otel rezervasyonları ile ilgili olarak, kongre merkezine yakın değişik kategorilerde (5, 4 ve 3 yıldız) otelleri belirleyecektir.

– Otel konaklama fiyatları KDK ve VPD tarafından ortaklaşa araştırılacak ve fiyatlar TL olarak alınacaktır. Alınan bu fiyatlar baz alınarak konaklama ücretleri TL olarak ilan edilecektir.

6.2. Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım:

– Kongre yeri ve salon büyüklükleri göz önünde tutularak oturumların programa uygun şekilde yürütülmesine olanak sağlayacak gerekli düzenleme KDK tarafından yapılacaktır.

– Uluslararası katılımcı ve sunum sayısına göre uygun sistem belirlenerek İngilizce’den Türkçe’ye simultane tercüme yapılacak, gerekli sistem ve tercüman temin edilecektir. Tercüme giderleri kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Her bir toplantı salonunda KDK ve VPD’den en az bir kişi sürekli bulunacaktır. 

– KDK, posterler için poster sayısına uygun olarak yeterli mekân, çevrimiçi ortam ve/veya pano hazırlanmasını sağlayacaktır.

– Toplantı yerinde KDK ve VPD’nin ofis olarak kullanabileceği büro da oluşturulacak ve odanın tüm kongre boyunca her an kullanılabilir olmasını sağlanacaktır.

– Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için en az iki kişiden oluşan bir sunum kontrol ekibi hazır bulundurulacaktır.

6.3. Kongre Kayıt İşlemleri:

– KDK ilk duyurudan itibaren son başvuruya kadar gerçekleşecek olan tüm kayıt işlemlerini sistemli bir şekilde yürütecektir.

– Kongre kayıtları direkt olarak kongre internet sitesi üzerinden yapılacaktır.

– Kayıt ücreti TL olarak ilan edilecek ve toplanacaktır. Yapılan kayıtların günlük takibi KDK tarafından yapılacaktır. Tüm başvuruların yedekli bilgisayar kayıtları oluşturulacak ve günlük yedeklemeler yapılacaktır.

6.4. İdari ve Teknik Sorumluluklar:

– KDK, Kongre öncesinde ve sırasında bilgisayar kaydı yapılan başvurular, sunular ve diğer her türlü bilgi ve belgenin bilgisayar kaydının kaybolma, silinme tehlikesine karşı her türlü önlemi almak, yedekleme yapmak ve bu verileri VPD ile paylaşmak sorumluluğunu alır.

– KDK, Kongrenin Özet Kitapçığının hazırlanması, seri numarasının alınması, Proceeding kitabının hazırlanması ve seri numarasının alınması, kitabın PDF olarak kongre sonrasında kongre internet sayfasına yüklenmesi sorumluluğunu alır.

6.5.Sosyal Etkinlik ve Turlar:

– KDK kongre programını sosyal faaliyetleri de göz önüne alarak ve VPD’ye danışarak düzenleyecektir.

– Kongre süresince sosyal aktivitelerden gelir elde edilmesi halinde bu gelir, kongre bütçesine aittir.

6.6. Online Kongre Alternatif Maddeleri

Kongrenin Çevrimiçi Gerçekleştirilmesine İlişkin İşlemler

– KDK, VETPAT’ın güvenli bir şekilde gerçekleştirileceği bir internet platformunun seçilmesini ve oluşturulmasını VPD ile eşgüdüm halinde gerçekleştirecektir. Yüklenici firma ile yapılacak anlaşmalar ve teknik şartnameler VPD’nin onayına sunulacaktır.

– Teknik şartname aşağıdaki hususları sağlamalıdır:

(i) Katılımcıların yüklediği bilgilerin Kongre Bilimsel Kurulu denetimlerinden geçirilmesi için gerekli altyapı,

(ii) Ödeme Modülü’nü kullanan katılımcılar tarafından ödenen katılım ücretlerinin tahsilatı, takibi, ödeme için gereken güvenli ödeme sayfalarının hazırlanması ve işletilmesi,

(iii) Sergi Modülü’nü kullanan sponsor firmaların sergi alanlarını görebileceği, kiralama talebinden bulunabileceği, sponsorluk ödemelerinin yapılabileceği alt yapı,

(iv) Kongrenin uluslararası gerçekleştirilmesi halinde sistemin İngilizce olması,

(v) Kişi sınırı olmadan katılıma izin vermesi ve kayıt imkânı,

(vi) Siteye girilen bilgilerin elektronik güvenliği. 

7. KONGRE SONRASINDA YAPILACAKLAR VE MALİ DÜZENLEMELER;

7.1. Harcamalar:

– Kongre gelirlerinin başlamasından önce gerçekleşecek tüm ön giderler VPD tarafından sağlanacaktır.

– VPD, KDK tarafından yapılan tüm harcamalara ait fatura ve belgeleri olmak zorundadır ve dernek bu belgeleri inceleme ve talep etme hakkına sahiptir.

– Kongre ile ilgili olarak KDK tarafından yapılacak tüm harcamalar; VPD Saymanı veya VPD Başkanının yetki verdiği kişinin yazılı izni alındıktan sonra geçerli olacaktır.

– Yazılı izin alınmadan yapılan ve bu anlaşma kapsamında olmayan harcamalar kesinlikle kabul edilmeyecek ve bu harcamalar hiçbir şekilde kongre giderleri arasında gösterilemeyecektir

– KDK, bu organizasyon için başka bir firmadan hizmet almak durumunda kalır ise, bu konuda en az üç firmadan teklif alacak ve bunu KDÜ ve VPD’nin onayına sunacaktır.

7.2. Kongre Gelirleri:

– Kongre gelirleri ile ilgili olarak Kongre adına bir hesap açılacaktır.

– Kongre kayıt ücretleri, konaklama, sponsorluk, stant ve sosyal turlardan elde edilecek gelirler direkt olarak kongre hesabına yatırılacaktır.

7.3. Gelir ve Giderlerin Takibi:

– Sözleşmenin taraflarca kabulünden sonra, her ay yapılacak VPD Yönetim Kurulu toplantılarından 1-2 gün önce, kongre ücretlerinin yatırılmaya başlanmasından itibaren ise iki haftada bir kongre için açılmış olan hesapların ekstreleri ile tüm gelir ve gider belgeleri KDK Başkanı, VPD Başkanı, VPD Saymanı tarafından birlikte değerlendirilecek ve onaylanan belgeler geçerli sayılacaktır.

– Firmaların sponsorluklarını yazılı olarak onaylamalarından sonra ödemelerin tamamı kongre hesabına yapılacaktır.

– Onaylanmamış ve aylık harcama raporlarında yer almayan harcamalar kongre giderleri içerisinde yer almayacaktır.

7.4. Ek Maddeler:

1. Kongre bitiminde geride fazla kalan çanta, kongre kitabı, broşür veya benzeri malzemeler ile belgeler VPD’ye teslim edilecektir.
2. KDK, Kongre bitim tarihinden sonraki bir ay içerisinde kongre kesin hesaplarını çıkararak VPD’ye sunacak, elde edilen geliri bir sonraki kongre için oluşturulacak hesaba aktaracaktır.

İş bu sözleşmede belirtilen maddeler çerçevesinde, taraflar arasında doğacak ihtilaflar halinde, taraflar Ankara Mahkemelerinin yetkili olduğunu şimdiden kabul ederler.

İş bu sözleşme yedi ana madde ve alt maddelerinden oluşmaktadır. Bu sözleşme …. Sayfa olarak …………………… tarihinde iki nüsha olarak VPD ve KDÜ adına yetkili olan kişiler tarafından imzalanmıştır.